【活動報告】6/11本部会議

資源回収と同日に本部会議も行いました!

本部会議は概ね月1回、本部役員で今後の活動の予定や方向性を話し合う場です。
「本部は毎週集まるんでしょ?」と思われている方もいるかもしれませんが、今は働く傍ら活動に携わるメンバーも多いので、本部会議は月1回を基本にしています。
もちろん仕事などで休めない日は仕事優先。
本部内でも「できる人がで きるときに できることを」をモットーにしています(^^♪

さて、今回の主なお題は…
①今回の集金対応と今後の対応内容の確認
②アシストさんの顔合わせ日程と方法の検討
③ホームページ・LINEの活用方法
④市川市PTAオリエンテーションの報告
⑤予算について

でした。

以下で簡単に内容をご紹介します。

①今回の集金対応と今後の対応内容の確認
初めて集金が引落しになり、昨年度までとかなり違う手順になりました。
「会計もなくなったし、引落しだから何も作業がないんじゃないの?」
と、思われるかもしれませんが、残念ながら、そういうわけではありません。
事情により引落しが出来なかった場合の現金集金の対応、それぞれの回収金額を確認して集計する、など。
今までになかった作業も出ています。
今回は初回の5月引落し結果の確認なども行い、学校側と協力のもと、手作業ではなく出来るだけ集計はデータを用いて効率化する、などの取り組みを行っています。
皆様「残高不足で引き落とせなかった!」ということがないように、ご協力、宜しくお願いします!

②アシストさんの顔合わせ日程と方法の検討
現在、本部内は勿論、アシストさんや運営チームの方々とは「Slack」というWEBツールを使用し、対面でなくても対応できる体制にしています。
メールアドレスだけあれば登録も簡単なので、何かの集まりの際には使用する会議室の空き状況などの状況もシェアできる、とても便利なツールです。(分かりやすいところでいえばLINEグループを集約したようなものですね。)
ですが、やはりWEBありきで対面がないのはなかなか意見もだしづらいもの。
その為、「やっぱり対面での顔合わせはしたいよね」でも「何度も仕事休めないしね」ということで、6/19のオープンスクールにあわせての開催を企画していましたが、残念ながらオープンスクール自体が中止になったので、予定していた顔合わせも中止になりました。
代替日も検討しましたが、夏休みもある為、9月に予定しています。

③ホームページ・LINEの活用方法
今までHPはマチコミや紙で配布していたお手紙だけをアップしていましたが「PTAの活動をもっと知ってもらおう!」ということで、今年度から本ブログを追加しました。
今は活動報告などが中心ですが、近々本部役員の紹介など、もっと身近に感じて頂けるように内容も増やしていく予定です。
公式LINEなどを活用して更新のご連絡も出来るように準備中ですので、お楽しみに!

④市川市PTAオリエンテーションの報告
先日、ブログでもお知らせしましたが、補足も含めて報告しました。
概ね、他校よりITなどのツール活用、1人1役を廃止した活動の軽減など、全体的に進んでいるようだと各役割より報告がありました。
子ども達の学びの場としてよりよい環境を作る為には、PTA活動自体は必要と思いますが、一方で仕事や家庭などのプライベートも大切です。
学校側と協力して、これからも両立できるPTA活動を目指して、改革に取り組んでいきたいと思います。

⑤予算について
新年度、まだ始まって間もないですが、既に来年度の予算について話し合いを進めています。
予算は皆様からお預かりした会費を元に活動の規模などを左右する大事なもの。
有効に活用するためには、今後どうすればいいか、年間の活動計画を踏まえて見直しを始めています。
新人本部役員は予算の細かい使い道をここで初めて知ることもあって、今回は現状の説明になりましたが、より有効活用出来るように見直しを進めていきたいと思います。

長文、お読み頂きありがとうございました!